El cielo es el límite cuando se trata de cuántas personas pueden asistir a un evento virtual. Los especialistas en marketing ya no tienen que preocuparse por quedarse sin espacio en los salones de eventos o por no pedir suficiente comida para mantener contentos a todos los asistentes. Hoy, puede organizar un evento virtual e invitar a tantos participantes como desee.
Dicho esto, a menudo no se gana mucho llenando un evento virtual con cualquiera que esté dispuesto a asistir. Como en la mayoría de las áreas de la vida, la calidad sobre la cantidad sigue siendo la clave del éxito. ¿Por qué? Los eventos virtuales son una táctica sólida para la generación de prospectos, pero si invita a los invitados equivocados, sus esfuerzos de seguimiento posteriores al evento pueden retrasarse al hacer un seguimiento de los prospectos ineficaces.
Un componente clave de la etapa de planificación previa al evento del ciclo de vida de un evento exitoso implica atraer el tipo adecuado de clientes potenciales. Siga leyendo para obtener información sobre cómo mejorar sus esfuerzos de generación de prospectos para eventos virtuales.
Elija el momento y la duración adecuados
Para comenzar a planificar un evento virtual, primero debe elegir cuándo planea organizarlo. Es imperativo encontrar un horario que se adapte a las necesidades de programación de su audiencia. Puede encontrar que si su audiencia abarca diferentes zonas horarias, puede ser útil planificar algunas sesiones de eventos diferentes en diferentes momentos. IDG encuestó a 200 encuestados sobre su asistencia a eventos virtuales y descubrió que las personas en Europa, Medio Oriente y Asia (EMEA) prefieren la media mañana para asistir a eventos de trabajo, mientras que los encuestados en los EE. UU. desean una hora de inicio posterior después de las 5 p.
La duración del evento también ofrece una consideración importante. Al organizar un evento B2B, por ejemplo, debe planificar un evento que pueda encajar en el horario de un profesional ocupado. Casi la mitad (41 %) de los encuestados cree que los eventos virtuales solo deberían durar de 45 a 60 minutos.
Piense detenidamente cómo utilizará el tiempo disponible durante un evento virtual para que realmente pueda fomentar el compromiso con su audiencia. Zachary Bosin, vicepresidente de marketing de productos y crecimiento de BlueJeans by Verizon, recomienda pensar en planificar el contenido de su evento como si fuera el anfitrión de un programa de televisión con diferentes escenas, cada una de las cuales ofrece una nueva experiencia o perspectiva para que disfrute su audiencia.
“Todo ese proceso de pensamiento aparecerá el día del evento y la audiencia lo apreciará”, explicó Bosin, “así que mucho de esto gira en torno al contenido y los mensajes que buscas. realmente cruzar.”
Ampliar el alcance del evento
Solo usted puede decidir cómo se ven los clientes potenciales de calidad para usted, y luego puede elegir expandir el alcance de su evento en consecuencia. Por ejemplo, con BlueJeans Events, puede hacer que su evento sea público o privado mediante las funciones de registro. De esa manera, puede limitar o abrir su lista de invitados tanto como desee. Considere las siguientes opciones para administrar cómo las personas acceden a su evento:
- Público. Haz tu evento accesible para cualquier persona con un enlace.
- Sólo invitados. Solicitar registro y recopilar información/datos de los asistentes.
- Restringido. Solo permita que asistan dominios específicos.
Planifique un evento que no reemplace los eventos presenciales
Durante los primeros días de la pandemia, algunos especialistas en marketing sintieron el impulso de tratar de reemplazar los eventos presenciales por virtuales. Esta mentalidad peligrosa carece de la consideración de que los eventos virtuales ofrecen una experiencia muy diferente a los eventos en persona, y eso es algo que se debe aceptar.
¿La clave para planificar un evento virtual que eclipsa a los eventos presenciales? “Cada vez que hablamos de los medios y los hábitos de consumo de las personas, debe recordar que el contenido es el rey”, aconsejó Bosin, “una de las mejores formas de reclutar asistentes para su evento virtual es tener un contenido increíble”.
Además de planificar una línea valiosa de contenido y traer expertos en la materia para organizar, moderar o participar en sus eventos virtuales, Bosin sugiere pensar primero en los resultados deseados: “¿Qué estamos tratando de hacer aquí? ¿Estamos tratando de lanzar un nuevo producto? ¿Estamos tratando de impulsar el liderazgo intelectual?”. Trabajar hacia atrás durante el proceso de planificación puede ayudarlo a pensar de manera más crítica sobre lo que su evento puede ofrecer y qué tipo de clientes potenciales necesita atraer para alcanzar sus objetivos finales. “Debe tener una hoja de ruta para planificar cualquier evento exitoso”, afirmó Bosin.
Una vez que sepa más sobre la agenda de su evento, puede anunciar lo que su evento virtual puede ofrecer que un evento en persona no puede ofrecer. Por ejemplo, a menudo puede obtener un mejor acceso a las partes interesadas de la industria cuando asiste a un evento virtual. Con BlueJeans, los miembros del panel frente a la cámara pueden involucrar a los asistentes promoviendo a aquellos que levantan la mano para hablar en la pantalla de transmisión del evento, creando así una interacción en tiempo real durante el evento. Esto también le permite anunciar qué tipo de acceso pueden obtener los asistentes a su evento para los expertos en la materia y las partes interesadas de la industria.
Conclusiones clave
Veamos algunos ejemplos de la vida real de cómo las empresas mejoraron sus esfuerzos de generación de prospectos para eventos virtuales.
los Asociación Alemana de Fútbol (DFB) quería encontrar una manera de organizar un hackathon planificado que ya no podría ocurrir en persona después de que Alemania se cerró al comienzo de la pandemia. ¿La solución? La DFB confió en BlueJeans Events para organizar su hackathon virtualmente. Las herramientas de seguridad que vienen con BlueJeans Events permitieron a la DFB filtrar a unas 100 personas no invitadas del evento. Al hacer esto, podrían centrar más su atención en los clientes potenciales que les importaban.
Adobe también recurrió a BlueJeans Events para organizar eventos virtuales e incrustó la transmisión en su sitio web para brindar un fácil acceso a sus eventos. En 2020, Adobe no tuvo más remedio que cancelar su Conferencia de creatividad Adobe MAX en persona. Todavía querían ofrecer experiencias interactivas a los asistentes de todo el mundo. Ingresa a Eventos BlueJeans.
Adobe requería una plataforma de eventos virtuales con la capacidad de brindar a los asistentes una experiencia atractiva, inmersiva y unificada. La empresa usó BlueJeans Events para organizar partes de la experiencia MAX, ofreciendo actividades digitales interactivas para garantizar un evento virtual atractivo y sin interrupciones. Sus esfuerzos valieron la pena y 30 000 participantes asistieron a sus sesiones de “Conozca al equipo”, mientras que 4000 asistieron a sus sesiones de chat “Birds of a Feather”. En total, Adobe atrajo 21 millones de visitas en todo el mundo. Debido a que Adobe ofrece un producto comercial y de consumo que no siempre requiere una experiencia práctica de ventas, la capacidad de expandir su alcance de manera masiva con un evento virtual funcionó a su favor.
Recuerde: lo que funciona para una marca puede verse diferente a otra cuando se trata de atraer a los clientes potenciales correctos a través de un evento virtual.
